Tips Mengajukan Visa Schengen Melalui Jerman

Tepat sebulan lagi jadwal keberangkatan ke Jerman di Bulan Juli mendatang, tapi kami agak gelisah dengan situasi dunia sekarang ini yang sedang tidak kondusif. Saling serang antara Iran dan Amerika Serikat tentu menganggu stabilitas dunia dan berimbas pada penerbangan di timur tengah.

Kebetulan rencana perjalanan kami kan transit di Dubai, jadi kan agak deg-deg an gitu menjelang keberangkatan. Semoga ke depan situasinya lebih kondusif lagi, jadi bisa lancar selamat semuanya.

Oya, kali ini saya ingin berbagi tips mengajukan visa Schengen melalui Jerman. Karena negara yang pertama didatangi dan paling lama kami stay di Jerman, jadi tentu kami mengajukan Visa Schengen melalui Jerman. Walaupun rencana kami juga akan melipir ke negara tetangga terdekat saat extend. Jujur sih, waktu kemarin mengajukan visa cukup bingung juga bagaimana mekanismenya.

Terakhir mengajukan Visa Schengen melalui Kedutaan Italia itupun sudah lama banget, Tahun 2008 berpuluh tahun lalu yang pastinya sudah berbeda. Dan biar ingat lagi kalau mau ngajuin lagi hehe amin amiin.

1. Pertama, kamu harus cek dokumen-dokumen yang disiapkan dulu di link ini : https://jakarta.diplo.de/id-de/service/visa-und-einreise/visitor-2562492. Ada 13 item dokumen yang harus kamu cek dan pastikan tersedia sebelum mengajukan visa Schengen.

2. Kedua, translate dokumen yang harus diterjemahkan ke penerjemah tersumpah bahasa Jerman. Karena ada pernyataan gini : Documents, forms and declarations which are in Bahasa-Indonesia have to be submitted with a German translation. Jadi kami mengurus terjemahan dokumen Kartu Keluarga ke Penerjemah tersumpah. Oiya, jangan lupa kamu harus menggunakan jasa penerjemah tersumpah yang memang diakui di dalam list ya, supaya aman. Kamu bisa cek di list rekomendasi ini : https://jakarta.diplo.de/id-de/service/2551760-2551760

Kemarin saya menggunakan jasa Christian Yonathan Wiratmo, karena sebelumnya saya menghubungi jasa penerjemah yang lain ternyata antriannya penuh sampai pertengahan Juli. Jadi, saran saya pastikan mengurus penerjemahan dokumen ke Bahasa Jerman dengan mengalokasikan waktu yang cukup ya, karena lumayan makan waktu juga. Kemarin prosesnya sekitar 2 minggu lebih sampai dokumen itu dikirimkan via pos. Karena kita membutuhkan file aslinya untuk ditunjukan di VFS Global.

3. Application form

Kita harus mengisi form aplikasi online di link berikut :

https://videx.diplo.de/videx/visum-erfassung/videx-kurzfristiger-aufenthalt

Kita boleh memilih mengisi dalam bahasa jerman, Inggris atau Indonesia. Form ini kalau diklik lanjutkan akan muncul pdfnya untuk bisa diprint dan ditanda tangani.

4. Contact consent form

Simpel sih, tinggal klik link contact consent form di list no 2 ini :

https://jakarta.diplo.de/id-de/service/visa-und-einreise/visitor-2562492.

Lalu diprint, diisi dan tanda tangan

5. Paspor, pastikan masa berlaku masih ada minimal tiga bulan sejak tanggal berakhirnya visa yang diminta.

6. Pas foto

Syaratnya menggunakan latar belakang putih atau abu-abu muda, Ukuran 3,5 x 4,5 cm

Wajah harus mencakup setidaknya 80% pas foto, dan foto terbaru tidak lebih dari 6 bulan.

Ada contoh-contohnya kok di link dokumen tersebut. Dan kalaupun pas di VFS Global dibilang pas fotonya nggak sesuai syarat (karena kemarin mahasiswa kami pun pas sudah di loket ajuan visa dibilang pas fotonya nggak sesuai) lalu foto lagi di jasa layanan yang ada di depan VFS Global. Jadi jangan khawatir juga repot-repot harus foto jauh jauh.

7. Cover Letter

Cover letter bisa ditulis dalam bahasa Inggris atau Jerman. Kalau kemarin sih dalam bahasa Inggris. Isi cover letternya tuh menjelaskan tujuan perjalanan secara terperinci dan rencana perjalanan selama kunjungan. Suratnya ditanda tangani oleh pemohon visa.

8. Asuransi kesehatan perjalanan

Berlaku untuk seluruh durasi visa yang diminta dan untuk semua negara Schengen, Perlindungan minimum 30.000 €, yang juga mencakup evakuasi dan repatriasi. Perlindungan untuk perawatan COVID19 yang potensial harus dikonfirmasi atau disebutkan dalam S&K. dan jangan lupa menggunakan jasa asuransi dari list yang diakui : akarta.diplo.de/resource/blob/2483126/2effe6f54a534191e4f77e7de89ef447/merkblatt-reisekrankenversicherung--rkv--eng-data.pdf

Waduh ini kemarin jadi drama pas ajuan visa kemarin. Karena kami kurang teliti membaca persyaratannya, dan dokumen asuransi kami tidak mencakup perlindungan untuk Covid-19. Jreng kan! dan kata di mas-mas di loket VFS global dokumen itu ditunggu hari itu juga. Panik lumayan kita, udah kebayang kalau kami nggak bisa memenuhi dokumen tersebut hari itu, berarti harus booking janji temu lagi yang mungkin akan terlalu mepet dengan jadwal keberangkatan.

Tapi Alhamdulillah ada jalan keluarnya, ternyata di depan VFS Global juga ada agen asuransi yang cepet prosesnya. Duh syukur banget deh, walaupun harus membeli asuransi baru lagi untuk bisa memenuhi dokumen yang disyaratkan. Tapi harganya pun nggak mahal kok. Sekitar 600an ribu saja.

9. Travel Itinerary

Dokumen ini berisi jadwal rencana perjalanan dan disertai bukti booking tiket dan akomodasinya. Karena kami dibiayai oleh hibah DAAD SDGs Partnership, jadi dari pihak Heidelberg yang sudah membookingkan tiket pesawat dan hotelnya untuk kami. Jadi cukup diprint saja untuk melengkapi jadwal perjalanan yang sudah dibuat.

10. Purpose of Travel

Dokumen yang diminta itu surat undangan dari host dan copy paspor dari host pengundang. Untuk dokumen ini kami mendapatkan surat undangan dari pihak Heildelberg University yang menjelaskan tujuan kegiatan dan statement bahwa seluruh pembiayaan ditanggung oleh DAAD. Kemudian kami juga menyertakan surat dari DAAD Jakarta untuk menambah kelengkapan dokumen.

11. Proof of the current employment situation of the applicant in Indonesia (Original):

For employed or self-employed applicants:
- Signed cover letter/No-objection-certificate from the company in Indonesia on company letterhead including details of:
- Name of traveler and
- passport number of traveler and
- duration of approval leave and
- postal address of the company in Indonesia and
- telephone number of the company in Indonesia and
- details about applicant’s working position and
- starting date of employment and
- net salary

Nah untuk dokumen ini kami meminta surat dari kampus. Ada beberapa opsi sih, kalau buat student, self-employed ataupun freelancers tinggal disesuaikan sesuai kondisi aplikan.

12. Bukti kondisi keuangan pemohon di Indonesia

Sebetulnya kalau perjalanan ditanggung oleh sponsor tidak terlalu penting banget sih, tapi sesuai saran sih tetap disertakan. Kemarin kami menyertakan laporan rekening bank minimal 3 bulan terakhir. Kalau sepengalaman saya mengajukan visa UK, kalau biaya pribadi komponen ini penting banget sih karena untuk memastikan aplikan sanggup membiayai dirinya selama berada di negara tujuan.

13. Terjemahan KK ke bahasa jerman oleh penerjemah tersumpah, dan juga jangan lupa KK dalam bahasa Indonesia juga disertakan.

Ini sih, semua dokumen yang kemarin kami siapkan. Kemudian setelah semua dokumen siap, kami membooking janji temu melalui websitenya VFS Global di link ini : https://visa.vfsglobal.com/ind/en/deu/

Kamu harus buat akun, kemudian “book an appointment”. Nah ternyata kadang tuh websitenya susah diakses jadi kemarin ada dari kami yang mencoba booking pas dini hari dan berhasil. Oiya memang usahakan rentang waktu yang cukup untuk pengajuan visa, soalnya kadang tanggalnya sudah pada full booked. Kemarin kami dapat slot kosong di tanggal 11 Juni 2025,dan kalau bepergian dengan kelompok bisa ya untuk booking yang lain juga dengan maksimal per booking 3 orang. Ada biaya visa service juga dari VFS Global sebesar 386.000 yang harus dibayar per orang saat booking.

Udah deh tinggal ke Jakarta saat jadwal janji temu. Tempat kita mensubmit aplikasinya itu di VFS Global yang alamatnya di Kuningan Kota, 1 dan, Jl. Prof.DR. Satrio No.Kav. 18, RT.14/RW.4, Kuningan, Karet Kuningan, Setiabudi, Kota Jakarta Selatan, Jakarta 12940

Pastikan jangan telat jadwal janji temunya. Dan pengalaman kemarin sih ternyata berbeda dengan saat saya mengurus visa UK. Kayaknya 3 kali saya mengurus visa UK saat janji temu tuh enggak lama deh. Paling sekitar 1 jam di dalam, cuma nyerahin dokumen kemudian biometric aja. Tapi kemarin tuh dari janji temu jam 9.15 hampir sampai jam 2 siang ya ampun. Ternyata emang diteliti banget satu-satu dokumennya, dan kebetulan kami ada problem di travel insurancenya jadi memang lama banget proses janji temunya kemarin.

Kalau diwawancarai detail sih enggak ya, cuma ditanya tanya dikit saja saat di loket sih. Untuk biaya visanya kami akan terkejut dong melihat angka 0 ditagihan, wah berbinar binar rasanya. Karena program kami dibiayai oleh DAAD jadi katanya gratis itu nggak bayar. Tadinya kami diinfokan untuk bayar dulu kemudian direimburse. Kalau tidak salah biasa visa Schengen 90 euro sekitar 1.7 juta.

Oiya kami juga menambahkan SMS service untuk layanan pemrosesan visa kami jadi kami akan mendapatkan notifikasi proses visa melalui sms dan email. Ini membantu banget sih untuk melacak progresnya. Dan Voila, kami mendapatkan notifikasi tanggal 17 Juni kalau paspor sudah bisa diambil!

Wow nggak menyangka banget bakal secepat itu prosesnya. Kami sih nyangkanya karena kegiatan kami merupakan program DAAD jadi kemungkinan cepet itu. Untuk pengambilan paspornya kami kemarin melalui perwakilan 1 orang yang mengambil ke VFS Global jadi perlu surat kuasa (form-nya sudah dari sana, fotocopy KTP dan struk pembayaran visanya).

Alhamdulillah sih visa sudah terbit, tinggal persiapan keberangkatan dan yah sembari berdoa semoga kondisi dunia baik baik saja, sehingga rencana kami bisa terwujud dengan baik.
Minta doa-nya juga ya teman teman.